Politique de protection des données

Politique de protection des données personnelles

1- Préambule

Sia Habitat est une SA d’HLM, au capital social de 1 835 808 € dont le siège social est situé 67 avenue des Potiers à Douai (59500), enregistrée au RCS de Douai sous le numéro B045 550 258 et représentée par Madame Amélie DEBRABANDERE en sa qualité de Directrice Générale.

Présente dans toutes les agglomérations régionales des Hauts de France, elle gère et anime plus de 44000 logements et chambres en foyers. Cela en fait la 3ème ESH (Entreprise Sociale pour l’Habitat) de la région.

Sia Habitat est filiale du Groupe Habitat en Région (HER), groupe national des opérateurs du logement social sous gouvernance des Caisses d’Epargne, acteur reconnu dans le développement social et économique sur les territoires.

Le respect de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel constitue un facteur de confiance, valeur à laquelle tient particulièrement Sia Habitat en s’attachant au respect des libertés et droits fondamentaux de chacun.

La présente politique de protection des données à caractère personnel témoigne des engagements mis en oeuvre par Sia Habitat dans le cadre de ses activités quotidiennes, pour une utilisation responsable des données personnelles de ses locataires/clients/prospects, collaborateurs et partenaires.

Sia Habitat traite les données personnelles dans le respect des réglementations et lois en vigueur notamment du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et de la loi Informatique et libertés du 06 janvier 1978 modifiée.

2- Gouvernance Protection des données au sein du Groupe SIA

Le Groupe SIA a été créé en 2005 suite au rapprochement de 3 sociétés : Sia Habitat et Lto Habitat qui ont fusionné en 2016, et Escaut Habitat.
Ainsi, pour être au plus près de l’organisation du Groupe SIA, deux instances sont mises en place en vue d’assurer au mieux les actions de conformité relatives à la protection des données personnelles. Il s’agit du :

- Comité de Conformité : c’est une instance décisionnelle composée de Directeurs et Responsables de service couvrant l’intégralité des activités de la société, chargée entre autres de l’élaboration, la validation et la diffusion du plan d’action et de la politique de conformité. Le Comité se réunit trimestriellement.

- Réseau des Référents Informatique et Libertés (RILs), véritables acteurs et relais opérationnels dont les principales missions sont de veiller au respect des bonnes pratiques et de diffuser une culture de la protection des données auprès des métiers.

3- Identité du Délégué à la Protection des données / Data Protection Officer (DPO)

Soucieux de la protection de votre vie privée, Sia Habitat a mandaté la société SRC Solution (Siren : 490 601 119) en qualité de DPO.

Le DPO est le référent en matière de protection des données personnelles, chargé de veiller à la bonne application des règles de protection des données personnelles et l’interlocuteur privilégié de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ainsi que de toute personne concernée par une collecte ou un traitement de données à caractère personnel.

L’équipe de Conformité RGPD et le DPO sont joignables par :
- mail à l’adresse suivante : conformiteRGPD@groupe-sia.com ou
- voie postale à Sia Habitat – DPO, 67 avenue des Potiers CS 80649 59506 DOUAI Cedex.

4- Finalités du traitement

Tout traitement d’information doit disposer d’une finalité licite, explicite et légitime. Les données à caractère personnel ne peuvent être traitées ultérieurement de manière incompatible avec la finalité d’origine.

Au sein de Sia Habitat, la collecte de données à caractère personnel concerne 4 domaines principaux que sont : la gestion locative et patrimoniale, la gestion des ressources humaines, la gestion des fournisseurs et partenaires et la gestion financière.

Les traitements peuvent ainsi avoir entre autres pour finalités :

- la gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires,
- la gestion des sollicitations via le Centre des relations clients (CRC),
- la gestion du suivi social, du précontentieux et du contentieux,
- la vente HLM,
- la prospection commerciale,
- la gestion des fournisseurs et partenaires,
- l’élaboration des reportings, statistiques, outils de pilotage,
- la gestion des ressources humaines des collaborateurs,
- la gestion des candidatures à une offre d’emploi,
- la communication interne et externe.

Pour chaque traitement, Sia Habitat s’engage à ne collecter et ne traiter que des données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi. Sia Habitat s’attache à minimiser les données collectées, à les tenir exactes et à jour, en facilitant l’exercice des droits des personnes concernées.
Les données sont collectées de manière loyale ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes ou sans qu’elles en soient informées.

Sur chaque support de collecte est indiqué le caractère obligatoire ou facultatif des données à communiquer, ainsi que les conséquences d’un défaut de réponse.

5- Durée de conservation

Les données à caractère personnel doivent être conservées pendant une durée limitée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités de traitement et ce quelle que soit la nature du support (papier ou numérique) à l’exception de celles présentant un intérêt historique ou scientifique.

Ci-dessous, le cycle de vie des données et documents contenant des données à caractère personnel :

- les données ou documents « courants » :
Correspondent à ceux nécessaires à la gestion d’un dossier en cours. La durée de conservation doit être limitée au temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
L’évènement déclencheur de l’opération d’archivage ou suppression/anonymisation doit être prédéterminé pour tout traitement.

- les données ou documents « intermédiaires » ou « archivés » :
Correspondent à ceux conservés pour des raisons d’utilité administrative avec un accès restreint (conservation à des fins probatoires, obligation légale et réglementaire ou sollicitation des autorités de contrôle…).
Un tri préalable avant archivage doit être réalisé afin de ne pas archiver des documents ou informations inutiles ou pléthoriques.

- les données ou documents supprimés, anonymisés ou pseudonymisés :
Au-delà de la finalité, à l’exclusion des archives définitives conservées pour un intérêt historique et scientifique, les données à caractère personnel doivent être supprimées. En cas de non faisabilité technique, une anonymisation ou pseudonymisation doit être réalisée.

6- Confidentialité des données

Les données à caractère personnel traitées par Sia Habitat ne sont accessibles qu’aux seules personnes autorisées, en fonction de leurs missions et habilitations.

Les données collectées par Sia Habitat peuvent, le cas échéant, être transmises à des prestataires de services, des partenaires, des sous-traitants, des services institutionnels ainsi qu’à des organismes autorisés par une disposition légale ou réglementaire à obtenir communication des données.

Sia Habitat exige de tout destinataire la présentation de garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles.

En tout état de cause, Sia Habitat prend toutes les mesures nécessaires pour assurer et garantir la confidentialité des données lors de transmissions de données personnelles à des destinataires.

Sia Habitat s’assurera que les destinataires des données n’accèdent qu’aux seules données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.

Aucune donnée personnelle n’est vendue, louée ou transmise à des tiers commerciaux.

7- Transfert de données hors UE

Sia Habitat veille à ce que les données à caractère personnel soient traitées au sein de l’Union Européenne.

Le cas échéant, Sia Habitat s’engage à prendre des garanties appropriées afin d’encadrer le traitement.

8- Sécurité des données

Des politiques de protection sont mises en oeuvre, adaptées à la nature des données traitées et aux activités de l’entreprise.

Sia Habitat met en place des mesures techniques (contrôle des accès aux données à caractère personnel par authentification et règles d’habilitation, archivage, anonymisation, sauvegarde, protection des canaux informatiques, vérification de l’intégrité des données, etc.), organisationnelles (sensibilisation du personnel, politiques de gestion des règles de protection…) et physiques (dispositif de contrôle d’accès physique des locaux, fermeture du mobilier pour les documents papiers, …) adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer leur intégrité et leur confidentialité et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

Sia Habitat exige de tout sous-traitant la présentation de garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles.

Sia Habitat effectue des audits en interne et pourrait en réaliser également en externe (auprès des prestataires), afin de vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.

9- Violation des données personnelles

Sia Habitat demande à toute personne qui constate une violation de données à caractère personnel de saisir, sans délai, la Cellule de conformité RGPD par mail à l’adresse suivante : conformiteRGPD@groupe-sia.com, en apportant toute documentation utile permettant à Sia Habitat d’enclencher la procédure de violation de données à caractère personnel définie en interne.


10- Droits des personnes concernées

Les moyens nécessaires à garantir l’effectivité des droits des personnes sur leurs données personnelles sont mis en oeuvre.

Conformément aux articles 15 et suivants du RGPD, toute personne dont les données personnelles sont traitées par Sia Habitat, dispose d’un droit d’accès, de limitation, de portabilité, d’effacement et de rectification des données personnelles la concernant.

Elle dispose également d’un droit d’opposition au traitement de ses données à caractère personnel pour des raisons tenant à sa situation particulière, sous réserve de l’intérêt légitime dont pourrait justifier Sia Habitat ou du respect des obligations légales.

Elle dispose enfin du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont elle entend que soient exercés, après son décès, ses droits.

Ces droits peuvent être exercés auprès du DPO par :

- mail à l’adresse suivante : conformiteRGPD@groupe-sia.com ;
- voie postale à Sia Habitat - DPO, 67 avenue des Potiers CS 80649 59506 DOUAI Cedex

En cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne, celle-ci pourrait être invitée à nous fournir une copie d’un titre d’identité.
L’utilisation que nous faisons des informations qui figurent sur votre document d’identification est strictement délimitée : les données ne seront utilisées qu’aux fins de vérification de votre identité, et ne seront pas stockées plus longtemps que nécessaire à cet effet.

En outre, en cas de manquements aux dispositions ci-dessus, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de protection des données à caractère personnel.

11- Suivi de la politique de protection des données personnelles

Cette politique est diffusée et accessible en interne sur l’intranet et sur le site internet de Sia Habitat. Elle est également disponible sur simple demande, par courrier en s’adressant à Sia Habitat-DPO, 67 avenue des Potiers CS 80649 59506 DOUAI Cedex.

La présente politique de Sia Habitat est actualisée régulièrement compte tenu notamment des évolutions législatives et réglementaires.
En cas de modifications substantielles, Sia Habitat vous informera via le site, de la mise à jour du présent document.